É claro que quando se está selecionando um sistema de gestão de projetos para sua empresa você está interessado na melhor escolha. Mas quais os requisitos importantes que devem ser observados?
A real necessidade da empresa
É o primeiro ponto a ser observado. O que exatamente vocês precisam que o sistema faça, como ele pode ajudar e melhorar a rotina do dia-a-dia. Quais benefícios ele pode agregar.
O sistema de gestão de projetos mais famoso
Popularidade, não significa melhor aderência para sua empresa. É necessário avaliar os processos e funcionalidades para identificar se se encaixam no modelo de negócio da corporação ou aquele sistema que pareceria agregar pode parecer sem utilidade.
O sistema de gestão de projetos mais caro
Nem sempre o mais caro é o melhor ou mais aderente ao seu modelo de negócio. É importante priorizar funcionalidades e adequação antes de qualquer coisa.
Key users
Um dos prontos cruciais para a o sucesso da seleção e implantação de um sistema de gestão de projetos é o engajamento dos usuários chaves de cada departamento. Estes usuários precisam comprar a ideia da mudança. Estar abertos para o novo para que a transição se torne mais suave possível. Eles que faram a ponte com os demais usuários, por isso é muito importante que estes sejam os primeiros a serem engajados no projeto.
Escopo do Projeto de Implementação
É imprescindível saber o que se quer, o que precisa, o que vai ser adquirido, modelado, o que seu orçamento permite. Algumas adições dentro dos sistemas são ricas e bem vindas. Outras podem ser de pouquíssimo impacto no dia-a-dia. Qualquer tipo de alteração, modelagem pode ocasionar um aumento do tempo de entrega e custos.
Roteiro de Implantação
Existe um roteiro a ser seguido para a implantação de um sistema de Gestão de Projetos em um empresa. Ele contém um passo-a-passo que se seguido adequadamente, pode contribuir para uma transição tranquila e clara para equipe.
Tudo que pode ser medido pode ser avaliado
Alguém que não conheça um sistema de gestão de projetos em sua totalidade, não pode avaliar seu desempenho. Isso também vale para comparações. Uma pessoa só estará apita para comparar dois sistemas, a partir do momento em que se detenha o conhecimento dos dois sistemas em totalidade. Por isso treinar, treinar e treinar. É a melhor forma de difundir conhecimento e aumentar a usabilidade do novo sistema de gestão de projetos, inclusive para os casos em que ocorra a transição de um sistema para outro.
